خانه / کسب و کار / راه های نظم بخشی به امور مدیران

راه های نظم بخشی به امور مدیران

راه های نظم بخشی به امور مدیران

راه های نظم بخشی به امور مدیران
راه های نظم بخشی به امور مدیران

راه های نظم بخشی به امور مدیران

حتما همگی ما دچار بی نظمی های اداری شده ایم و متوجه این قضیه نشده ایم که کدام یک از بی مسئولیتی کارمندان یا ناکارآمدی مدیران، باعث این امر می شود. اما باید بدانیم که راه های نظم بخشی به امور مدیران بسیار متنوع و کارآمد می باشند. اصولاً نظم در کارهای اداری و تکنیک های نظم دادن به امور اداری باید مورد مطالعه مدیران و کارمندان قرار گیرند تا شاهد پیشرفت کاری باشیم.

ایده آموز در این مقاله راه های نظم بخشی به امور مدیران را برای شما بازگو میکند.

بی مسئولیتی کارمندان یا ناکارآمدی مدیران؟

همه ما می دانیم نظم در کارهای اداری در ادارجاتامور حرف اول را می زنند و تا همراه با تعیین هدف و برنامه ریزی، نظم نباشد، هیچ چیز به سر منزل مقصود نمی رسد. راهکارهای مقابله با نامنظم بودن کارمندان برای بهبود اوضاع، به مدیران کمک خواهد کرد تا بتوانند با آفت بی مسئولیتی و بی نظمی مقابله کنند. البته در برخی از موارد هم چشم پوشی از بی مسئولیتی و یا نادیده گرفتن آن باعث بر هم خوردن نظم در کارهای اداری میشود. مدیران باید اقدام فوری برای اصلاح رفتار غیر مسئولانه کارمندان داشته باشند.

برای بهبود اوضاع کاری باید خوب فکر کنید مشکل از کجاست؟ گاهی اوقات مشکل از نوع مدیریت است که باعث این کمبود کارمندان میشود. اگر بی مسئولیتی کارمندان ادامه یابد قطعا نمیتوانید کار را پیش ببرید بنابراین باید دقت کنید مدیریت شما از کم و کاستی هایی برخوردار نباشد که کارمندان کار را جدی نگیرند.

رفتار مناسب یک مدیر و اهمیت آن به کار، حتی به جزییات باعث میشود کارمندان او و کارشان را جدی بگیرند و کمتر تنبلی کنند. مشکلات کاری را باید با صحبت و گفت و گو حل کنید این راهکار بهتری برای بهبود اوضاع کسب و کار خواهد بود.

معمولاً انجام وظایف شغلی و ماموریتهای محول شده به کارکنان دولت مستلزم حضور در محیط کاری معیّن و طی بازه زمانی مشخصی است که به آنها ابلاغ می شود. در این محیط است که ارتباط کارمند به عنوان یکی از ارکان نظام اداری با دیگر اجزاء و عناصر این سیستم شامل ارباب رجوع، مافوق، همکاران، زیردستان و.. . برقرار می گردد. قرار گرفتن در این فضای مکانی و زمانی، محدودیت ها و الزاماتی را در زمینه تعامل با هر کدام از این گروه ها و پدیده ها به وجود می آورد.

حال فکر کنید نظم و انضباط وجود نداشته باشد. چه پیش خواهد آمد؟

در این مقاله راه های های نظم بخشی به امور مدیران برای کارمندان و مدیران، پیشنهاد شده است. آنها را بخواهید و بکار ببرید:

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار اول:

نامه نگاری با زیردستان

اگر کار شما به گونه ای است که مدام باید نامه نگاری کنید و شما نیز از آن دسته از مدیرانی هستید که با زیردستان خود نامه نگاری می کنید و از آن مهمتر برای هر دسته از زیردستان از مدلهای گوناگون نوشتاری استفاده می کنید، بدانید که قافیه را باخته اید. این را می گویم به دلیل یک جمله ارزشمند که می گوید:

"برای زندگی وقت بگذاری که زندگی برای این ساخته شده است"

یعنی به عبارتی می توان گفت زمان برای زیستن بوده و زیستن خودمان را می توانیم بر حسب استفاده بهینه از زمان منطبق سازیم. همه این چند خط را گفتیم تا به این نتیجه برسیم که زمان ارزش دارد و نباید از آن به بیهودگی تلف کنیم. از یک سربرگ و منو برای تمام افراد کارمند خود استفاده کنید تا هم در زمان و هم در نظم بخشیدن به امور خود پیروز باشید.

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار دوم:

روابط خصوصی با مشتریان

گهگاهی با مشتریان شرکتی خود روابط خصوصی محدودی برقرار کنید. امکان دارد این گفته از دید مدیران، زیاد جالب به نظر نیاید ولی باید بدانید که ایجاد این رابطه در زمانی خاص، باعث افزایش قدرت شما خواهد شد. چرایی این گفته را در دو بند زیر عنوان میکنیم:

  • انسانها ذاتا از نامه نگاری و نوشتن خوششان می آید.
  • صرف زمان و نوشتن نامه ای (برای نمونه) خصوصی برای یکی از مشتریان، این نظر را در او بوجود می آورد که وی برای شما ارزش خاصی دارد.

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار سوم:

ابراز نارضایتمندی ها به صورت شفاهی

در این صورت اگر نارضایتمندی وجود داشته باشد، بدون توجه به مسایل مربوط به اصول نگارشی، می توان عنوان نمود. اگر شکوائیه خود را به صورت مکتوب ارائه کنید، در واقع شما جبهه ای در مقابل فرد خاصی ایجاد کرده اید که او نیز به ناچار برای رهایی از دست سوء ظن و سرزنش های احتمالی شما باید حالتی قهرآمیز به خود بگیرد. اینگونه رفتارها می تواند زمینه ساز چشم اندازی تیره باشد. پس هر چقدر اینگونه مسائل را به صورت شفاهی ولی مودبانه ابراز دارید، پیروزمندتر خواهید شد.

 

راه های نظم بخشی
راه های نظم بخشی

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار چهارم:

برای نظم در کارهای اداری اولویت بندی کنید

رتبه بندی و نظم کاری و در انتها تعیین هدف، مسلما سه راه رسیدن به سرمنزل مقصود خواهند بود. اگر ما اولویت بندی را انجام ندهیم، چگونه خواهیم دانست کدام کار ارجحیت بیشتری برای انجام دادن نسبت به دیگری دارد؟ این یعنی از ۸۰ درصد کار انجام شده تنها ۲۰ درصد برداشت را انجام داده ایم. کارهای خود از قبیل تنظیم و اولویت بندی ملاقات ها و نامه نگاری با فلان شرکت بزرگ و معتبر و … را به اوغات فراغت خود نسپاریم بلکه در زمان مربوط به خود انجام دهیدم. این نیز میسر نمیشود بجز با اولویت بندی امور و تقسیم آن بین منشی و دفتردار و … و خودمان.

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار پنجم:

اختصاص کاغذ بازی به آخرین ساعات

همانگونه که از تیتر بر می آید، کارهای کاغذی و نوشتاری بعد از کارهای شفاهی و مدیریتی قرار دارند. پر کردن فرمها و نوشتن نامه هایی که باید خودمان بنویسیم (چون باید بعضیها را به منشی یا مسئول دفتر سپرد) اوقات زیادی را از ما میگیرند، حال اگر تمامی این اتلاف وقتها را در طول سال محاسبه کنیم مقدار قابل ملاخظه ای خواهد شد. آنوقت به این نتیجه خواهید رسید که میانگین ساعات کار مفید شما در یک روز به ۱ ساعت نزدیک هم نشده است. پس ابتدا کارهایی را انجام بدهید که میزان بهره وری ساعت کاری شما را بالا می برند.

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار ششم:

در جریان گذاشتن همکاران از اهداف شرکت

اگر مدیر شرکتی یا پروژه ای هستید یا اینکه پیمانکار هستید، ابتدا و همچنین در طول دوره کاری مرتبا اهداف خود را کارمندان زیردست در میان بگذارید. مسلما اگر همه از هدف شما مطلع باشند، سریعتر و راحت تر بر مشکلات فائق خواهید آمد. شما هر چقدر که مدیر موفق و کارآمدی باشید، مادامی که تنها و با یک دست شرکت را بچرخانید، نخواهید توانست کنترل و تعقیب مسائل مرتبط با شرکت را در دست بگیرید.

اجازه بدهید دیگران نیز منبع کاری و اطلاعاتی باشند تا نیل به اهداف سریعتر میسر بشود.

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار هفتم:

سرتان به کار خودتان باشد

این بدان معنی نیست که مشارکت نداشته باشید، بلکه بدان معنیست که بعد از اعلام مشارکت، آن قسمت از کار که به دستان توانمند شما سپرده شده است را به خوبی به عهده بگیرید و دیگر در امور دیگران دخالت نکنید. غالب کارمندان وقتی در اتاق خود مشغول فعالیت های روزانه خود هستند، از دیگر اتاق ها هم خبر دارند و به نوعی کارشناس در کارهای دیگران نیز به حساب می آیند.

برای نمونه اگر ارباب رجوعی از آقای A سوالی پرسید که در حیطه معلومات و اختیارت اوست، اگر آقای B پاسخ او را بدهد، امکان گمراه کردن و شاکی شدن او می رود. پس اگر کاری در حیطه اختیارات شما نیست، انجامش ندهید و آن را به مسئولش بسپارید.

راه های نظم بخشی به امور مدیران راهکار هشتم:

بایگانی کنید

همه چیز را برای استفاده های بعدی (البته با تقسیم کاری که پیش از این گفته شد برای صرفه جویی در زمان) بایگانی کنید. کارشناسان معتقدند روزانه حدود ۳ درصد از اوراق و اسناد، زیر دست و پا گم می شوند و هیچگاه به منزل نمی رسند. این مقدار را برای یک سال محاسبه کنید …  حال تصور کنید در این میان برگه ها و نامه هایی مهم و متصل به سرنوشت شرکت نیز باشند که این امر را بسیار قابل تامل خواهد نمود.

برای نمونه در پروژه ای که کار می کردم و با شرکتهای داخلی و خارجی زیادی مراوده داشت، چندین و چند باکس خاص ایجاد کردم، هر یک برای یک شرکت بود و تمام وارده و صادره ها را در آن قرار می دادم. هر باکس برای یک شرکت. حال این باکس ها را بر اساس موضوع و یا به ترتیب حروف الفبا (بستگی به نوع طبقه بندی سازمانی شما دارد) طبقه بندی کردم. این حرکت یعنی نظم خالص.

جزوه ها و بروشورها، اسناد فروش، نامه های هر شرکت، نقشه ها و پلان ها هر کدام در جای خود قرار خواهند گرفت.

امیدواریم مجموعه تکنیک های نظم دادن به امور اداری برایتان مفید واقع شده باشند. با بکارگیری این راهکارها میتوانید راه های نظم بخشی به امور مدیران را درک کنید و بکار ببندید.

نظم بخشی به امور مدیران
نظم بخشی به امور مدیران
لینک کوتاه : http://idehamooz.ir/MKEbp

همچنین ببینید

رازهای پنهان پول قسمت اول

رازهای پنهان پول قسمت اول

رازهای پنهان پول قسمت اول + ویدیو با کیفیت بالا و زیرنویس فارسی   رازهای …

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


+ 7 = یازده